分かりやすい手順書作成のコツとは？作成例も含めてステップごとに解説

飲食店や食品工場での業務を効率化し、品質を安定させるには「手順書」が欠かせません。しかし、「作り方が分からない」「どう書けば伝わるか悩む」といった声をよく耳にします。実は、手順書作成には明確な方法論があります。この記事では、食品衛生管理に役立つ手順書の作り方を、具体的な作成例とともに解説します。誰が読んでも理解できる手順書を作れば、新人教育の負担軽減、作業の標準化、そして何より食品安全のレベルアップにつながります。5つのステップに沿って進めることで、あなたも実践的で分かりやすい手順書を作成できるようになります。

手順書とは？食品事業者にとっての重要性

手順書は、特定の作業や業務の手順・工程を細かく記載した文書です。食品事業者にとって、衛生管理や調理工程などを標準化するための重要なツールとなります。

手順書とマニュアルの違い

多くの方が「手順書」と「マニュアル」を混同されていますが、実は明確な違いがあります。マニュアルが業務全体の方針や背景知識を含む包括的な文書であるのに対し、 手順書は特定の作業手順に特化した具体的な指示書 です。例えば、「衛生管理マニュアル」という大きな枠組みの中に、「手洗い手順書」「清掃手順書」といった個別の手順書が含まれる関係にあります。

なぜ食品事業者に手順書が必要か

食品事業者において手順書が特に重要な理由は以下の通りです。

• 食品安全の確保：同じ手順で作業することで、安全性を担保できます
• 法令遵守：HACCPなど法的要件を満たすための文書として必要です
• 品質の均一化：担当者が変わっても同じ品質を維持できます
• トレーサビリティの確保：問題発生時の原因特定と対策に役立ちます

特に食品衛生法改正によりHACCP制度化が進む中、 適切な手順書の整備は法令遵守の観点からも不可欠 になっています。

手順書作成のメリットと活用方法

手順書を作成することは、単なる文書作りではなく、ビジネスに様々な恩恵をもたらします。食品事業者にとって特に重要なメリットを見ていきましょう。

業務の標準化によるメリット

手順書を導入することで、以下のような業務標準化のメリットが得られます。

• 作業品質の安定：担当者によるバラつきを防止できます
• ミスや抜け漏れの防止：特に衛生管理において重要な効果です
• 効率化とコスト削減：無駄な動きや重複作業を削減できます

食品工場や飲食店では、 作業の標準化が食中毒予防や異物混入防止に直結 します。手順書によって清掃や消毒の方法を統一することで、安全性が大幅に向上します。

教育・研修における活用法

手順書は教育ツールとしても非常に有効です。

• 新人教育の効率化：一から説明する時間を削減できます
• 自己学習の促進：従業員が自ら学べる環境を作れます
• OJT（実務研修）のサポート：実践しながら確認できます

特に繁忙期の採用や急な欠員時でも、 手順書があれば短期間で業務の基本を習得させることが可能 になります。食品事業者では季節変動による人員増減が多いため、このメリットは非常に大きいでしょう。

属人化解消による事業継続性の向上

「この作業はAさんしかできない」という状態は、事業継続上の大きなリスクです。手順書によって、「特定人物への依存度が減り、担当者不在時も業務が滞らない」、「人材の流動性が向上し、配置転換やシフト調整が容易になる」、「事業継続リスクが軽減され、突然の退職や病欠にも対応できるようになる」といったメリットが期待できます。

食品業界では衛生管理責任者など専門知識を持つ人材に業務が集中しがちですが、 基本的な衛生管理手順を文書化することで、全員が一定レベルの衛生管理を実践 できるようになります。

分かりやすい手順書作成の5ステップ

実際に手順書を作成するためのステップを、食品事業者向けに具体的に解説します。これらのステップを順に進めることで、実用的な手順書が完成します。

ステップ1：利用者と目的を明確にする

手順書作成の最初のステップは、誰が何のために使うのかを明確にすることです。

• 対象者：新入社員？パート従業員？経験者？
• 目的：衛生管理？調理工程の標準化？異物混入防止？
• 使用シーン：日常業務？トラブル対応時？

対象者のレベルに合わせた言葉遣いと詳細度を設定する ことが重要です。例えば、調理未経験者向けの手順書なら基本的な用語の説明も必要ですが、経験者向けならより簡潔に記述できます。

ステップ2：作業内容を洗い出す

次に、手順書に記載する作業内容を漏れなく洗い出します。

1. 現在行われている作業を最初から最後まで観察します
2. 作業を行う担当者にインタビューして詳細を確認します
3. 作業を単位作業（これ以上分解できない最小単位）に分けます
4. 各作業の所要時間、必要な道具、注意点をメモします

食品衛生管理の手順書では、 「なぜその手順が必要か」という理由も含めることで理解度と遵守率が向上 します。例えば、「手洗い手順書」なら「指の間も洗う」だけでなく「指の間は細菌が残りやすいため」という理由も記載します。

ステップ3：構成・目次を作る

全体の流れを整理し、論理的な構成を考えます。

• 時系列順：作業の流れに沿った順序で構成
• 重要度順：最も重要な内容から順に配置
• 関連性：関連する作業をグループ化

食品事業者の手順書では、 通常時の手順と異常時（トラブル発生時）の対応を明確に区別して構成する ことが望ましいです。例えば「清掃手順書」の場合、以下のような構成にすることで、必要な情報にすぐにアクセスできるようになります。

1. 目的と対象範囲
2. 必要な道具と薬剤
3. 日常清掃の手順
4. 定期清掃の手順
5. 清掃効果の確認方法
6. 異常時（汚れが落ちない場合など）の対応

ステップ4：作業内容を具体的に記述する

洗い出した作業内容を、分かりやすく具体的に記述します。

• シンプルな言葉を使用：専門用語は必要に応じて解説
• 具体的な数値を使用：「しばらく」ではなく「30秒間」など
• 視覚的な資料を活用：写真や図解で理解を促進
• チェックポイントの明示：確認すべき点を明確に

食品事業者の手順書では、 衛生管理に関わる重要なポイントは色分けや太字で強調する ことが効果的です。例えば、アレルゲン管理に関わる部分は赤字にするなど、視覚的に重要性を伝えることができます。

ステップ5：実際に試して検証する

作成した手順書は、必ず実際の作業で検証します。

1. 作成者自身が手順書通りに作業を行ってみる
2. 想定した利用者（例：新人）に試してもらう
3. 分かりにくい点、実行困難な点をメモする
4. フィードバックを基に手順書を修正する

特に食品衛生の手順書では、 実際の現場環境で検証することが不可欠 です。例えば、「手が届かない」「照明が暗くて確認できない」など、実際の作業環境での課題が明らかになることがあります。

手順書作成の実践的なコツと注意点

より効果的な手順書を作成するための具体的なコツと、避けるべき注意点を解説します。実際の食品事業者での運用を想定した実践的なポイントです。

誰にでも分かる言葉遣いのコツ

手順書の最大の目的は「伝わる」ことです。以下のポイントを意識しましょう。

• 専門用語や略語は注釈をつける（例：ATP検査＝洗浄度を測定する検査）
• 曖昧な表現を避け、具体的な指示を書く（「適量」→「大さじ1杯」）
• 箇条書きや短文を活用して読みやすくする
• 外国人従業員がいる場合は、やさしい日本語や多言語対応を検討する

特に食品業界では多様な従業員が働いていることが多いため、 文化や言語の違いを考慮した表現を心がける ことが重要です。必要に応じて、重要な部分は母国語での補足説明を加えるとよいでしょう。

視覚資料の効果的な活用法

「百聞は一見にしかず」という言葉通り、視覚的な情報は理解を大きく助けます。

• 実際の作業風景の写真：正しい姿勢や手の位置がわかる
• 良品・不良品の比較写真：判断基準が明確になる
• フローチャート：判断が必要な作業の流れを示す
• イラスト・図解：複雑な動きや配置を説明する

食品衛生管理では、 正しい状態と不適切な状態を視覚的に比較できる資料を用意する と効果的です。例えば、「清潔な調理器具」と「不衛生な調理器具」の写真を並べることで、判断基準が明確になります。

現場で使いやすいフォーマットの工夫

実際の現場で使われることを想定したフォーマット作りが重要です。

• 防水加工：水や油で濡れても大丈夫なラミネート加工
• 適切なサイズ：作業場所に掲示できるA4サイズや、携帯できるカードサイズ
• 色分け：作業種類や重要度による色分け
• チェックリスト形式：実施確認ができる形式

食品工場や飲食店では、 手や調理器具が濡れている状態でも参照できる工夫 が必要です。壁掛け式の防水シートに印刷したり、タブレット端末を防水ケースに入れて使用するなどの方法があります。

定期的な更新と改善の仕組み

手順書は作って終わりではなく、継続的に改善していくことが重要です。

• 更新日・版数の管理：最新版がどれか明確にする
• 定期的な見直し時期の設定：半年に1回など
• 現場からのフィードバック収集方法：改善提案ボックスなど
• 法改正や新技術導入時の更新ルール

食品衛生に関する手順書は、 法改正や社内基準の変更に合わせて迅速に更新できる体制を整えておく ことが必須です。特にHACCP関連の手順書は、検証結果に基づいて定期的に見直すことが求められています。

手順書作成例：食品事業者向けの実践的サンプル

ここでは実際の食品事業者で活用できる手順書のサンプルをいくつか紹介します。これらを参考に、自社の状況に合わせてカスタマイズしてください。

清掃・消毒手順書の作成例

食品取扱施設での清掃・消毒は食品安全の基本です。以下は清掃手順書のサンプル構成です。

1. 手順書タイトル ：「調理場床面清掃・消毒手順書」
2. 目的・対象 ：「本手順書は、調理場の床面を衛生的に保つための清掃・消毒方法を示すものです。全ての調理従事者が対象です。」
3. 準備物 ：
   • 床用洗浄剤（商品名：○○）
   • 消毒用アルコール（濃度70%）
   • モップ、バケツ、デッキブラシ
   • 使い捨て手袋、マスク
4. 作業手順 ：
   1. 使い捨て手袋とマスクを着用します。
   2. バケツに水5Lと洗浄剤キャップ1杯を入れて希釈します。
   3. 大きなゴミを取り除きます。
   4. モップで床全体を湿らせます。
   5. 汚れが目立つ箇所はデッキブラシでこすります。
   6. きれいな水でモップを洗い、床面の洗剤を拭き取ります。
   7. 消毒用アルコールを床面に噴霧し、自然乾燥させます。
   8. 使用した道具を洗浄・消毒し、所定の場所に戻します。
5. 頻度 ：「営業終了後、毎日実施」
6. 注意点 ：「洗浄剤と消毒用アルコールを混ぜないでください。有害ガスが発生する危険があります。」
7. 完了確認 ：「清掃チェックリストに実施者名と日付を記入してください。」

この手順書では、 作業の安全性と効果を両立させるために具体的な濃度や量を明記する ことがポイントです。また、写真や図解を追加して、床の清掃状態の良否判断基準を示すとさらに効果的です。

手洗い手順書の作成例

食品取扱者の手洗いは食中毒予防の基本です。以下は手洗い手順書の例です。

1. 手順書タイトル ：「食品取扱者の正しい手洗い手順」
2. 目的 ：「本手順書は、食品取扱時の手指を清潔に保ち、食品汚染を防止するための正しい手洗い方法を示すものです。」
3. 準備物 ：
   • 流水（40℃程度のぬるま湯が望ましい）
   • ハンドソープ（食品取扱用）
   • ペーパータオル
   • 手指消毒用アルコール
4. 手洗いが必要なタイミング ：
   • 作業開始前
   • トイレ使用後
   • 生鮮食品取扱後
   • 異なる食材を扱う前
   • 休憩後の作業再開時
   • 咳やくしゃみをした後、鼻をかんだ後
5. 手洗い手順 ：
   1. 時計や指輪を外します。
   2. 流水で手全体を濡らします。
   3. ハンドソープを適量（ワンプッシュ）手に取ります。
   4. 手のひら、手の甲、指の間、親指、爪の間、手首を順にこすり洗いします（各部位30秒以上）。
   5. 流水でよくすすぎます（30秒以上）。
   6. ペーパータオルで水分をよく拭き取ります。
   7. 手指消毒用アルコールを手に取り、乾くまですり込みます。
6. 注意点 ：「爪は短く切り、マニキュアは使用しないでください。手荒れがある場合は責任者に報告してください。」

手洗い手順書では、 各ステップの写真と「よくある間違い」の写真を対比させて掲示する と効果的です。特に「指の間」「親指の付け根」など、洗い残しが多い部分を強調しましょう。

アレルゲン管理手順書の作成例

アレルギー事故防止は食品事業者の重要な責任です。以下はアレルゲン管理手順書の例です。

1. 手順書タイトル ：「アレルゲン交差汚染防止手順書」
2. 目的 ：「本手順書は、食品アレルゲンの交差汚染を防止し、アレルギー症状を持つお客様の安全を確保するための手順を示すものです。」
3. 管理対象アレルゲン ：
   • 特定原材料8品目：卵、乳、小麦、そば、落花生、えび、かに、くるみ
   • 特定原材料に準ずるもの20品目：（リスト省略）
4. 食材の受入・保管時の手順 ：
   1. アレルゲン含有食材には赤色のシールを貼付します。
   2. アレルゲン含有食材は専用の棚・容器に保管します。
   3. 開封後の食材は密閉容器に移し替え、アレルゲン表示をします。
5. 調理時の手順 ：
   1. アレルゲン食材を扱う前に手袋を着用します。
   2. アレルゲン食材専用の調理器具（赤色ハンドル）を使用します。
   3. アレルゲン食材の調理は他の食材と時間帯を分けて行います。
   4. 調理後は使用した器具・設備を徹底洗浄します。
6. 提供時の手順 ：
   1. アレルゲン情報をメニュー表に明記します。
   2. アレルギー対応食は専用トレイ（黄色）で提供します。
   3. お客様からアレルギーの申告があった場合の対応手順。
7. 教育訓練 ：「全従業員は年2回、アレルゲン管理研修を受講します。」

アレルゲン管理手順書では、 アレルゲン別の色分け管理システムを視覚的に示す ことが効果的です。例えば、卵＝黄色、乳＝白色、小麦＝茶色などのカラーコードを図解で示しましょう。

効果的な手順書の活用と定着化のポイント

手順書を作成しても、活用されなければ意味がありません。現場に定着させるためのポイントを解説します。

新人教育での活用方法

手順書は新人教育の強力なツールになります。

• 入社時研修：基本的な手順書の説明と使い方の指導
• OJT（実務研修）：手順書を見ながら実際の作業を練習
• 確認テスト：手順書の内容理解度を確認
• 段階的な習得：基本的な手順から応用まで順に習得

食品事業者での新人教育では、 衛生管理の基本となる手順書（手洗い、清掃など）を最初に徹底して習得させる ことが重要です。まずは「なぜその手順が必要か」の理解を促し、その上で正確な実践につなげましょう。

定期的な研修・訓練での活用

手順書の内容を定着させるには、定期的な研修が効果的です。

• リフレッシュ研修：半年に1回など定期的に復習
• 事例検討会：実際のヒヤリハット事例と手順書の関連付け
• 手順変更時の説明会：更新内容の周知と理解確認
• 相互チェック：従業員同士で手順遵守状況を確認

食品衛生管理では、 法改正や新たな食品安全リスクに関する情報を研修に取り入れ、手順書の重要性を再認識させる ことが効果的です。例えば、実際の食中毒事例を取り上げ、適切な手順遵守で防げた可能性を話し合うなどの方法があります。

手順遵守の確認と評価の仕組み

手順書が実際に活用されているかを確認する仕組みも重要です。

• チェックリスト：作業完了時に手順遵守を確認
• 内部監査：定期的に手順書遵守状況を確認
• 第三者評価：外部の目による客観的評価
• ビデオ記録：作業の様子を記録して振り返り

食品事業者では、 HACCP等の衛生管理システムと連動した検証・評価の仕組みを構築する ことが効果的です。例えば、月次の衛生委員会で手順書の遵守状況を確認し、必要に応じて改善策を検討するサイクルを回しましょう。

まとめ：効果的な手順書作りのための7つのポイント

この記事では、食品事業者向けの分かりやすい手順書作成について詳しく解説してきました。最後に、効果的な手順書作りのための7つのポイントをまとめます。

1. 目的と対象者を明確に ：誰が何のために使うのかを明確にし、それに合わせた詳細度と表現を選びましょう。
2. 具体的でシンプルな表現を ：曖昧な表現を避け、具体的な数値や基準を示しましょう。
3. 視覚資料を効果的に活用 ：写真、図解、フローチャートなどを用いて理解を促進しましょう。
4. 現場で使いやすい形式に ：防水加工、適切なサイズ、見やすいフォントなど、実用性を重視しましょう。
5. 定期的な見直しと更新 ：法改正や業務改善に合わせて、定期的に内容を更新しましょう。
6. 教育・訓練と連動させる ：手順書を活用した研修を実施し、理解度と実践度を高めましょう。
7. 小さく始めて継続的に改善 ：完璧を目指すよりも、まずは作成して運用し、改善を続けることが大切です。

食品事業者の皆様、手順書作成は一度に完璧を目指すのではなく、 まずは基本的な衛生管理や重要工程から始めて、徐々に範囲を広げていく アプローチがおすすめです。現場の声を取り入れながら継続的に改善することで、より使いやすく効果的な手順書になっていきます。

手順書の整備は、食品の安全性向上、業務効率化、そして何よりお客様の信頼獲得につながる重要な取り組みです。この記事を参考に、ぜひ自社に最適な手順書作りに取り組んでみてください。