業務効率化を目指し「生産日報ベーシック」導入。 —―紙の記録用紙、パソコンへの転記作業の時間など大幅削減！

< 導入前の悩み >

紙記録の確認・承認の手間

記録用紙を集めて確認し、エクセルに転記するまでに時間がかかっていた。また、手書きの記録は文字が読みづらかったり、紙が濡れて判読できなくなるなどの問題もあった。

業務効率を改善したい

業務効率改善の取り組みの一環として、現場作業の状況を把握できる記録をエクセルに手入力していたが、その作業に1日2時間以上を費やしていた。

< 導入後の結果 >

紙の記録が着実に削減

伊豆長岡工場の一部作業で先行的にハレコードを導入したところ、紙の記録用紙を月20～30枚近く削減できた。SDGsの観点でも、紙の使用量の削減は、重要な取り組みとなっている。

業務効率化の実現

エクセルでの業務把握の作業にハレコードを利用することで、20分程で入力できるようになった。今後、業務把握のデータなどを有効に活用することで、業務効率化がより進むことを期待している。

「生産日報ベーシック」を導入した背景を教えてください。

　昨年（2024年）から、工場内の業務効率化の一環として、誰がどのような作業を、どれくらいの時間をかけて実施しているのかを把握する取り組みに着手しました。当初は現場から上がってくる紙の記録を基に、必要な情報をエクセルに手入力していました。しかし、その作業だけで1日の大半の時間を費やすことになり、作業の省力化の必要性を感じていました。また手書きの記録は「字が乱雑で判読しにくい」「紙が濡れている、文字がにじんでいる」といったこともありました。　いくつかのDX化ツールを検討する中で、最小限の機能で使い始めることができ、かつ低コストで導入できるハレコードの「生産日報ベーシック」が、我々の目的に最も合致していると判断し、2025年4月頃に導入を決定しました。

管理者の立場で実感している導入効果を教えてください。

　ハレコードの導入後は、エクセルからの転記作業の手間がなくなり、20分程の作業で済むようになりました。まずは伊豆長岡工場の機械点検記録や温度記録をハレコードで付けることにしましたが、それだけでも紙の記録用紙は20～30枚近く削減できました。今後も紙の記録用紙は着実に減っていくことは間違いないでしょう。　また、当社はISO 22000認証を取得していますが、監査対応で記録を検索する作業も非常に簡単になりました。以前は、膨大な過去の記録中から、必要な記録を探していましたが、今ではそうした手間は不要です（記録用紙を保管するスペースも不要になります）。

ハレコードは予め記録用紙の「ひな型」が用意されています。そうした特徴は役立ちましたか？

　あらかじめ数種類のひな型（例えば個人衛生や冷蔵庫の温度管理、機械点検など）が用意されているので、「自分たちが使いたい機能」を「最小限の機能」から利用を始めることができます。色々な機能が搭載されたツールやシステムの良さもあるとは思いますが、当社の場合、DX化ツールを選定する際、「必ずしも『色々なことができるシステム』である必要はない」「自分たちの現場に合うように工夫や努力をする方が、将来的には自分たちのチカラになる」という方針も持っていました。その方針に対しても、ハレコードは合致していたと思います。ハレコードの長所の一つは「目的に応じたカスタマイズがしやすい」という点だと思います。搭載する機能を「最小限」に留めているので、工夫やアレンジの自由度が高く、色々な使い方を気軽に試すことができます。現時点では「デジタル化でやりたいことは、だいたいできる」と感じています。また、データがcsvで抽出できるので、データの加工がしやすいといった特徴もあります。その特徴を生かしたデータ連携の可能性も、今後は模索していければと思います。